Lắp đặt tổng đài điện thoại – Giải pháp hoàn hảo cho nhu cầu giao tiếp

Đối với các doanh nghiệp việc lắp đặt tổng đài điện thoại được xem như là một nhu cầu tất yếu. Giúp đáp ứng được các vấn đề giao tiếp cơ bản trong kinh doanh, liên lạc dễ dàng giữa các phòng ban. Nhờ các tính năng sẵn có của tổng đài giúp các doanh nghiệp có thể tiến kiệm được chi phí, tối đa hóa năng suất kinh doanh.

Giới thiệu về tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại là gì?

• Tổng đài điện thoại hay còn gọi là PABX tên viết tắt của Private Automatic Branch Exchange. Là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Chức năng chính của tổng đài

• Có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.
• Liên lạc với nhau trong cùng 1 hệ thống hoàn toàn miễn phí.
• Có thể chuyển máy cho nhau trong cùng 1 hệ thống tổng đài nội bộ.
• Xử lý cuộc gọi đến bằng việc quy định việc đổ chuông trên 1 máy bất kỳ.
• Quản lý cuộc gọi ra gọi vào.

Các thành phần chính của tổng đài điện thoại

• Trên 1 tổng đài điện thoại các máy nhánh được ký hiệu là EXT (extension). Đây chính là các số nội bộ của tổng đài. Các số nội bộ thường được đặt là 100, 101, 102…. Trường hợp lắp đặt tổng đài cho khách sạn thì các số nội bộ được đánh theo số phòng. Các số nội bộ này liên lạc với nhau dễ dàng, thuận tiện hơn và không bị mất phí. Các tổng đài nhỏ hiện nay có ít nhất là 8 máy nhánh. Các tổng đài lớn thì có đến cả nghìn máy.
• Trung kế của tổng đài: Ký hiệu là CO (Central Office CO – Trunk) đây chính là đường thuê bao (đường dây điện thoại) mà chúng ta đăng ký ở các nhà mạng. Kéo vào tổng đài để có thể thực hiện các cuộc gọi ra và nhận cuộc gọi vào. Số lượng CO tùy thuộc vào nhu cầu gọi ra vào của cty đó.
• Điện thoại bàn: dùng để thực hiện cuộc gọi. Đối với các máy nhánh thường thì có thể dùng bất kỳ loại điện thoại bàn nào. Riêng đối với máy chủ (máy lễ tân) thì các bạn dùng điện thoại số (đối với tổng đài panasonic). Để có thể quản lý cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi dễ dàng hơn.
• Hệ thống dây dẫn: Dây tín hiệu dùng cho tổng đài là dây điện thoại 2 lõi. Kéo từ tổng đài về điện thoại bấm đầu RJ11 gắn vào nghe có tone là ok. Đối với các loại điện thoại số thì phải dùng dây 4 lõi mới có tín hiệu.

Cách lắp đặt tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài điện thoại thì không khó. Cái khó nhất là phải biết cách lập trình. Mỗi 1 tổng đài điện thoại sẽ có 1 cách lập trình khác nhau. Đòi hỏi phải là kỹ thuật viên trong nghề mới làm được chuyện này.

Cách lập trình tổng đài thì Digitech247 không nói. Vì có rất nhiều loại và rất là nhiều lệnh. Digitech247 sẽ giới thiệu cho các bạn cách lắp đặt phần cứng và đấu nối dây dẫn nhé.

Sơ đồ lắp đặt tổng đài điện thoại

• Đầu tiên các bạn xác định vị trí để tổng đài. Thường tổng đài sẽ được đặt ở trên tủ jack chung với hệ thống tủ mạng cho dễ quảng lý. Đối với các công ty không có tủ jack thì có thể bố trí vào 1 gốc kín nào đó cũng được, đừng có ẩm móc quá là được. Tổng đài thực sự nó như là 1 cục sắt thôi, người dùng họ ko quan tâm đến cái này đâu. Cái họ dùng là cái điện thoại để trên bàn cầm gọi ra vào được là ok.

• Kế bên tổng đài các bạn gắn 1 hộp cáp MDF để đấu nối dây. Hộp MDF gồm đế inox và các thanh KH23. Các bạn dùng tun để tun dây vào các thanh này. Dây từ tổng đài ra các bạn tun phía trên. Dây từ các máy nhánh về các bạn tun ở dưới. Tun theo trình tự và phải đúng cặp mới có tín hiệu. Thanh trên cùng nên để tun các CO. Các thanh tiếp theo tun máy nhánh. Tun xong các bạn vẽ lại sơ đồ cho hộp MDF này.
• Các bạn kéo tất cả các dây máy nhánh và trung kế về tập trung hết tại hộp MDF này nhé. Mỗi máy nhánh thì các bạn phải kéo 1 dây nha.
• Ở chổ bàn để điện thoại các bạn dùng 1 hộp outlet rồi gắn điện thoại bàn vào hộp này.
• Làm xong các bạn kiểm tra từng máy điện thoại nhấc tai nghe lên xem có tone là đã thanh công việc lắp đặt rồi nhé.

Nên lắp đặt tổng đài điện thoại nào

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại tổng đài như: Panasonic, NEC, Adsun… Nhưng phổ biến nhất vẫn là tổng đài Panasonic. Chất lượng tốt, sản xuất và lắp ráp tại Việt Nam, bảo hành 18 tháng.

Tổng đài Panasonic có rất nhiều dòng sản phẩm phân bổ từ thấp đến cao. Có cả dòng tổng đài IP và tổng đài analog truyền thống.

Các Model chủ yếu thường được lắp đặt nhiều nhất hiện nay là:

Tổng đài KX-TES824

• Dung lượng 03 trung kế – 08 máy nhánh.
• Nâng cấp tối đa 08 trung kế – 24 máy nhánh.
• Tích hợp sẵn tính năng ghi âm lời chào Disa.
• Thích hợp dùng cho các công ty, khách sạn vừa và nhỏ.

Tổng đài KX-NS300

• Nếu các bạn cần dùng trên 24 máy nhánh thì chắc chắn phải nghỉ đến KX-NS300. Đây là dòng tổng đài Hybrid thông minh của Panasonic, vừa có thể dùng cho điện thoại analog và cả điện thoại IP. Có đầy đủ tất cả các tính năng mà một tổng đài nội bộ cần.
• Khung chính tổng đài KX-NS300. Tích hợp sẵn: 6 trung kế analog, 16 máy nhánh analog, 2 port Digital. 2 kênh Disa, voicemail cơ bản (2h ghi âm lời chào, tin nhắn). Tích hợp sẵn hiển thị số gọi đến. Có 2 khe gắn card trung kế và 2 khe gắn card máy nhánh.
• Mở rộng tối đa 3 khung phụ. Tối đa 142 port trung kế, 12/24/36/48 trung kế analog. Tối đa 192 port máy nhánh, 32/64/96/128 máy nhánh analog. Hỗ trợ  IP trunk (32 kênh H323/ 64 kênh SIP) và  máy nhánh IP ( 64 máy nhánh  chuẩn H323 hoặc 128 máy nhánh  chuẩn SIP)
• Khung phụ của tổng đài là KX-NS320. Tích hợp sẵn 16 máy nhánh analog có hỗ trợ hiển thị số gọi đến. Có 2 khe cấm card trung kế và 2 khe cấm card máy nhánh

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm Tổng đài KX-HTS824, Tổng Đài KX-TDA 600, Tổng đài KX-NS1000…

Các bạn tham khảo giá và tính năng cụ thể một số loại tổng đài, một số loại card nâng cấp thường dùng của thương hiệu panasonic nhé.

Tổng đài điện thoại Panasonic KX-TES824

Giá:3,920,000 ₫

Điện thoại lập trình Panasonic KX-AT7730

Giá:982,000 ₫

-12%

Tổng đài điện thoại Panasonic KX-NS300

Giá:10,124,000 ₫ 8,956,000 ₫

Khung phụ tổng đài Panasonic KX-NS320

Giá:8,499,000 ₫

Card tổng đài Panasonic KX-TE82480

Giá:2,429,000 ₫

Card tổng đài Panasonic KX-TE82483

Giá:2,538,000 ₫

Card mở rộng 16 máy nhánh Panasonic KX-NS5174

Giá:2,823,000 ₫

Card mở rộng 08 máy nhánh Panasonic KX-NS5173

Giá:1,609,000 ₫

Các dòng điện thoại bàn tốt nhất hiện nay. Với chất lượng âm thanh rõ ràng và nhiều tính năng nổi trội. Thích hợp sữ dụng cho văn phòng, khách sạn, nhà hàng…

-12%

Điện thoại bàn Panasonic KX-TS500

Giá:260,000 ₫ 230,000 ₫

Điện thoại bàn Panasonic KX-T7700

Giá:210,000 ₫

-10%

Điện thoại bàn Panasonic KX-TSC11

Giá:520,000 ₫ 470,000 ₫

Điện thoại bàn Panasonic KX-TS560

Giá:540,000 ₫

Điện thoại bàn Panasonic KX-T7705

Giá:550,000 ₫

Điện thoại bàn Panasonic KX-T7703

Giá:425,000 ₫

Điện thoại bàn Panasonic KX-TS580

Giá:690,000 ₫

Điện thoại bàn Panasonic KX-TS880

Giá:820,000 ₫

TỔNG KẾT

Nói tóm lại để cần lắp đặt 1 hệ thống tổng đài đầy đủ các bạn cần phải có:

• Tổng đài
• Điện thoại bàn
• Hộp cáp MDF
• Dây điện thoại
• Line bưu điện (dây thuê bao)
• Jack RJ11

Và cần phải biết thêm cách lập trình cho tổng đài để cài đặt nữa nhé.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ kèm theo các mạng di động phát triển theo, với các gói cước rất là rẻ. Nhưng nó cũng ko thể hoàn toàn thay thế cho hệ thống tổng đài nội bộ được. Đối với các doanh nghiệp và các khách sạn thì nhu cầu sữ dụng tổng đài vẫn rất là cao. Và hiệu quả nó mang lại là cực tốt.

Cảm ơn các bạn đã quan tâm theo dõi bài viết của DIgitech247.

Chúc các bạn thành công!